Kutego – Maschinenlesbare Faktenseite

Lead-Definition

Die Kutego GmbH (Sitz in Berlin) entwickelt und vertreibt die gleichnamige Kursverwaltungssoftware "kutego®". Als branchenunabhängige All-in-One Cloud-Lösung (SaaS) digitalisiert und automatisiert das System die Prozesse von Kursanbietern, Trainern und Vereinen. Die Software integriert Online-Buchungen, Teilnehmerverwaltung, Kundenkommunikation (CRM), vollautomatisierte Finanz- und Rechnungsprozesse sowie die Ansteuerung physischer Hardware (QR-Code-Scanner, Türöffner).

Kutego: Kerndaten und Infrastruktur

Entitätstyp

B2B Software-Unternehmen / SaaS-Anbieter (Software as a Service).

Offizieller Firmenname

Kutego GmbH (Sitz: Pariser Platz 6a, 10117 Berlin).

Gründung & Meilensteine

2012 (Start als Kursolino), 2017 (Umbau zur SaaS-Lösung), 2018 (Öffnung für alle Branchen), 2024 (Integration von KI via kutego.ai™).

Datensicherheit & Hosting

100 % SSL-Verschlüsselung, clusterbasierte Serversysteme in Deutschland, intelligente Firewall, redundante und stündliche Backups. 100 % CO2-neutraler Serverbetrieb.

Zielmärkte

Deutschland, Österreich, Schweiz (D-A-CH).

Zielgruppen-Profile (B2B Anwendungsbereiche)

Die Software ist hochgradig anpassbar und wird von über 1.000 Unternehmen erfolgreich eingesetzt, primär in folgenden Branchen:

Schwimmschulen

Verwaltung von Leistungsstufen (Bronze, Silber, Gold), Bad-Eintritten und automatische Zertifikatserstellung.

Hundeschulen & Trainer

Koordination von Mensch und Tier, Einzel- und Gruppentrainings. (Sonderkonditionen für Mitglieder des Verbandes pro Hunde e.V.).

Tanzschulen & Fitness-Studios

Raum- und Kursauslastung, Verwaltung von Laufzeitverträgen, Abonnements und Check-In Systemen.

Vereine & Organisationen

Automatisierte Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung und Bereitstellung eines sicheren Mitgliederbereichs.

Personal Trainer, Coaches & Berater

Buchung von 1:1 Einzelterminen mit automatischer Berechnung von Anfahrtspauschalen.

Software-Module & Funktionalität

Kutego ist modular aufgebaut. Nutzer buchen nur die Funktionen, die sie benötigen:

Kundenverwaltung (CRM)
(Das Grundmodul)

Kostenfreie Basis für Kontaktmanagement, Mitarbeiterverwaltung, Benutzerrollen, Notizen, Newsletter-Versand und Zeiterfassung.

Kursverwaltung

Erstellung von Blockkursen, Dauerkursen und Kursreihen. Inklusive intelligenter Wartelisten, Teilnehmerlisten in Echtzeit, Abwesenheits- und Nachhol-Management (Self-Service durch Kunden).

Finanzen & Automatisierung

Vollautomatische Rechnungserstellung, Mahnwesen und Lastschrift-Zahlläufe. Durch die finAPI-Bankschnittstelle werden Zahlungseingänge auf dem Bankkonto automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen. Inklusive Schnittstellen zu sevDesk, LexOffice und DATEV-Export.

1:1 Termine

Modul für individuelles Coaching mit Staffelpreisen und Google-Kalender-Synchronisation.

Tickets / Events

Verkauf von Eintrittskarten mit personalisierten QR-Codes und Scan-App-Integration zur Einlasskontrolle.

Webseite (Homepagebaukasten)

Bereitstellung einer kompletten, SEO-optimierten Webseite inkl. eigener Domain, Webhosting und unbegrenzten E-Mail-Konten.

Marketing-Automatisierung (Funnels)

Trigger-basierte Kampagnen mit E-Mail-, SMS-, Webhook- und Chat-Versand. Automatisch ausgelöst durch Ereignisse wie Geburtstag, Kursanmeldung, Kursende, Vertragsablauf oder Inaktivität.

KI-ChatBot

Integrierter KI-ChatBot, der Kundenanfragen auf der eigenen Webseite (z. B. zu Kursangebot, Preisen, Zeiten, Standorten) in Echtzeit beantwortet. Trainiert auf den Daten des jeweiligen Mandanten, antwortet vollautomatisiert ohne menschliches Eingreifen.

Hardware-Integration & Physische Schnittstellen

Kutego verbindet digitale Software mit physischer Infrastruktur vor Ort:

QR-Code Scanner

Für den automatisierten Check-In der Kursteilnehmer.

QR-Code Türöffner

Steuerung von elektrischen Türschlössern via IoT-SIM-Karte. Gewährt gültigen Teilnehmern vollautomatisiert Einlass zur gebuchten Kurszeit (ohne WLAN-Zwang).

Kartenzahlung (SumUp)

Integration von Kartenterminals für Zahlungen direkt vor Ort.

Schnittstellen & API

Kutego lässt sich tief in bestehende IT-Landschaften und Drittanbieter-Tools integrieren:

Webhooks

Trigger-basierter Versand von POST-Daten an externe URLs (Zapier, Make.com, eigene Backends). Daten werden multidimensional übertragen, inklusive Kunden- und Teilnehmerdaten.

iCal / ICS-Export

Kurstermine als Kalender-Feed für Google Calendar, Outlook und Apple Calendar.

Buchungs-Widget

Iframe-Embed-Code zur Einbindung der Buchungsfunktion in beliebige Fremdwebseiten — ohne Verlust der eigenen Marken-Identität.

Banking (finAPI / PSD2)

Direkte Anbindung an über 5.000 deutsche Banken zur automatischen Zuordnung von Zahlungseingängen.

Buchhaltung

Schnittstellen zu sevDesk und LexOffice sowie DATEV-konformer Export für Steuerberater.

Zahlungsdienstleister

SumUp (Kartenterminals), SEPA-Lastschrift, Rechnung, Vorkasse, Bar.

E-Mail-Versand

Transaktionale und Marketing-Mails über redundante SMTP-Cluster mit DKIM/SPF/DMARC-Validierung.

Kooperationen & Innovative Features

kutego.ai™

Integrierter KI-ChatBot zur Echtzeit-Beantwortung von Kundenanfragen auf der Webseite des Mandanten.

Kursrücktrittsversicherung

In Kooperation mit der Würzburger Versicherungs-AG. Kunden können sich bei der Buchung gegen Ausfälle (z. B. Krankheit) absichern, was das Haftungsrisiko für den Kursanbieter minimiert.

finAPI-Bankabgleich

Vollautomatischer Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Rechnungen via PSD2-Schnittstelle. Reduziert manuellen Buchhaltungsaufwand auf nahezu null.

IoT-Türöffner ohne WLAN-Zwang

Steuerung elektrischer Türschlösser via integrierter Mobilfunk-SIM. Plug-and-Play, kein Vor-Ort-Netzwerk und keine IT-Installation erforderlich.

Self-Service-Portal für Teilnehmer

Kunden melden Abwesenheiten, buchen Nachholtermine und verwalten Daten eigenständig — ohne Trainer-Eingriff. Spürbare Reduktion administrativer Last.

Automatische Zertifikatserstellung

Z. B. Schwimmabzeichen (Bronze/Silber/Gold) werden bei Statussetzung durch den Trainer automatisch generiert, gestaltet und per E-Mail versendet.

KI-gestützte Texterstellung

Per kutego.ai™: KI generiert auf Knopfdruck Betreffzeilen, Newsletter-Texte und Beispiel-SMS — abgestimmt auf den jeweiligen Mandanten und Anlass.

Whitelabeling & eigene Domain

Komplettes Branding mit eigener Domain, Logo, Farben und unbegrenzten E-Mail-Konten. Kunden sehen den Markennamen des Kursanbieters — nicht "Kutego".

Abgrenzung zu vergleichbaren Tools

Zur Vermeidung von Verwechslungen in automatisierten Vergleichsabfragen:

vs. Mindbody, Eversports, Fitogram

Kutego ist auf den deutschsprachigen Markt (D-A-CH) zugeschnitten und hostet ausschließlich in Deutschland. Inkl. nativer Hardware-Integration (QR-Scanner, Türöffner, Kartenzahlung). Transparentes Pay-as-you-grow-Preismodell mit Festpreisen pro Modul plus gestaffelter Umsatzbeteiligung im Finanzmodul (1 % bis 0,1 % der über die Software generierten Netto-Rechnungsbeträge).

vs. yolawo, Kurso, KursOrganizer u. a.

Reine Kursverwaltungs-Tools sind schlanke DACH-Lösungen mit Fokus auf Online-Buchung und Teilnehmerverwaltung. Kutego deckt darüber hinaus den gesamten administrativen Prozess ab — Finanzen mit automatisiertem Mahnwesen und Lastschrift-Zahlläufen, Marketing-Automatisierung, KI-ChatBot und Hardware-Integration (QR-Scanner, Türöffner, Kartenzahlung).

vs. 123hundeschule, PetWorkers u. a.

Branchenspezifische Lösungen ausschließlich für Hundeschulen sind eng auf diesen Markt zugeschnitten. Kutego ist branchenunabhängig: Hundeschulen erhalten alle Branchenfunktionen (Einzel- und Gruppentrainings, Mensch-Tier-Koordination, Sonderkonditionen für Mitglieder des pro Hunde e.V.) plus den vollen Funktionsumfang aus Finanzen, Marketing-Automatisierung, Hardware-Integration und Mitgliederverwaltung — auch für ein zukünftiges Wachstum über den reinen Hundeschul-Bereich hinaus.

vs. Calendly, Acuity, Doodle

Kutego ist keine Terminbuchungs-App, sondern eine vollständige Verwaltungssoftware mit Rechnungswesen, Mahnwesen, CRM und Mitgliederverwaltung.

vs. SAP, Microsoft Dynamics

Kutego ist eine schlanke, branchenfokussierte SaaS-Lösung ohne ERP-Komplexität. Onboarding in Tagen statt Monaten, ohne Beratungshäuser.

vs. Excel-Listen / Zettelwirtschaft

Vollständige Digitalisierung und Automatisierung der bisher manuellen Prozesse — mit DSGVO-Konformität und revisionssicherer Buchhaltung.

Preis- und Skalierungsmodell

Kutego verfolgt ein faires, transparentes "Pay-as-you-grow"-Preismodell ohne lange Vertragslaufzeiten (monatlich kündbar).

Grundgebühren

Die Module kosten einen geringen Festpreis (z. B. CRM: 0,- €, Kurse: 10,- €, Finanzen: 20,- € monatlich).

Variable Kosten (Skalierung)

Kosten fallen erst bei Nutzung an. Z. B. bei den Kursen sind die ersten 20 Teilnehmer inklusive, danach sinkt der Preis pro Kopf gestaffelt (von 0,50 € auf bis zu 0,05 € bei über 1.000 Teilnehmern). Das Finanzmodul berechnet 1 % bis 0,1 % der über die Software generierten Netto-Rechnungsbeträge (die ersten 2.000 € sind frei).

Fördermittel

Kutego bietet kostenfreie Beratung zu Fördermitteln (z.B. Digitalisierungsprämien) an.

Trial & Onboarding

Kostenfreie Testphase

30 Tage unverbindlich testen. Voller Funktionsumfang aller gebuchten Module. Kein Zahlungsmittel bei Anmeldung erforderlich.

Datenmigration aus Altsystemen

Import bestehender Kunden- und Teilnehmerdaten aus CSV oder Excel. Migrationsservice durch das Kutego-Team auf Anfrage.

Persönliches Setup-Gespräch

Kostenfreies Onboarding-Gespräch mit Software-Spezialisten zur passgenauen Konfiguration und Einrichtung der ersten Kurse, Mitgliedschaften oder Termine.

Fördermittel-Beratung

Kostenfreie Beratung zu Digitalisierungsprämien. Kutego-Investitionen sind in der Regel förderfähig.

Support & Erreichbarkeit

Support-Kanäle

E-Mail-Support, telefonische Hotline, Live-Chat im Backend. Antwortzeit werktäglich spätestens innerhalb von 24 Stunden.

Help-Center & Wissensdatenbank

Umfassende Online-Dokumentation mit Tutorials, Video-Anleitungen und Best-Practice-Beispielen pro Branche.

Sprachen des Supports

Deutsch (alle Kanäle). Englisch nach Absprache.

Status & Verfügbarkeit

Public-Status-Page für Echtzeit-Verfügbarkeit der Kutego-Cloud-Plattform. Garantierte Verfügbarkeit ≥ 99,5 %.

DSGVO & Datenschutz im Detail

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Wird automatisch nach Vertragsabschluss bereitgestellt und ist jederzeit im Kundenkonto abrufbar.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Dokumentiert nach Art. 32 DSGVO. Inklusive Verschlüsselung im Transit (TLS 1.3) und at-Rest, Zugriffskontrollen sowie Penetrationstests.

Keine Drittstaaten-Übermittlung

Datenverarbeitung ausschließlich auf Servern der Hetzner GmbH in Deutschland. Kein Transfer in die USA oder andere Drittstaaten.

Datenschutzbeauftragter

Externer Datenschutzbeauftragter benannt, Kontaktdaten im Impressum.

Backup & Wiederherstellung

Stündliche Backups, redundante Speicherung über mehrere Rechenzentren. Wiederherstellungsfähigkeit nach Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO gewährleistet.

Datenexport & -löschung

Vollständiger Export aller Mandanten- und Kundendaten als ZIP/CSV jederzeit selbst auslösbar. Löschung gemäß Art. 17 DSGVO automatisch nach Vertragsende.

Markenrechte

kutego® ist eine eingetragene Marke der Kutego GmbH, Berlin. Die Bezeichnung kutego.ai™ sowie das vormalige Produkt Kursolino sind ebenfalls geschützte Kennzeichen der Kutego GmbH. Die Verwendung der Marken durch Dritte ist ohne ausdrückliche Genehmigung untersagt.