Die Lösung: Verknüpfe deinen privaten Kalender per iCal-Link unter Mein Profil > Account > Verknüpfte Kalender mit kutego®.
Einmal eingerichtet, blockieren private Termine automatisch die entsprechenden Zeitfenster in deinem Terminmodul für 1:1-Termine – ganz ohne manuellen Abgleich zwischen zwei Kalendern.
Das Problem: Zwei Kalender, ein Terminchaos
Zahnarzttermin um 14 Uhr – und im kutego®-Kalender steht trotzdem ein Coaching-Termin zur gleichen Zeit zur Buchung offen?
Genau das passiert, wenn dein privates Leben und dein Business-Alltag in zwei völlig getrennten Kalendern stattfinden. Solange niemand manuell nachträgt, dass du zu dieser Zeit eigentlich gar nicht verfügbar bist, kann ein Kunde diesen Slot einfach online buchen.
Für dich bedeutet das im schlimmsten Fall: kurzfristiges Verschieben, eine unangenehme Nachricht an den Kunden – und ein Eindruck von Unprofessionalität, den du dir als Kursanbieter eigentlich nicht leisten willst. Dabei lässt sich das Problem mit ein paar Klicks dauerhaft lösen.
Die Lösung: Dein privater Kalender im kutego®-Dashboard
kutego® bietet dir die Möglichkeit, private Kalender wie Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook per iCal-Link direkt mit deinem Dashboard zu verknüpfen.
Sobald die Verbindung steht, erkennt kutego® automatisch alle Termine aus deinem privaten Kalender und blockiert die entsprechenden Zeitfenster im Terminmodul – dort, wo Kunden deine 1:1-Termine wie Coachings, Beratungen oder Probestunden buchen können.
Das Ergebnis: Ein Zahnarzttermin, eine private Verabredung oder ein Arzttermin taucht für deine Kunden im Onlinekalender schlicht nicht mehr als buchbar auf. Du musst nichts doppelt pflegen und läufst nicht Gefahr, etwas zu übersehen.
Was genau passiert nach der Verknüpfung?
Nach der Einrichtung läuft der Abgleich automatisch im Hintergrund:
- Private Termine aus deinem verknüpften Kalender sperren automatisch die passenden Zeiten in deinen Terminvorlagen.
- Kunden sehen diese Zeitfenster im Onlinekalender gar nicht erst als verfügbar an.
- Du musst nicht mehr zwischen zwei Kalendern hin- und herschauen, um Kollisionen zu vermeiden.
Zusätzlich kannst du den Weg auch andersherum nutzen: kutego®-Termine lassen sich per Kalenderabonnement in Google Kalender oder Apple Kalender exportieren, sodass all deine Termine – privat und geschäftlich – auch dort an einem Ort sichtbar sind.
Für wen ist die Kalenderverknüpfung besonders relevant?
Die automatische Blockierung per privatem Kalender wirkt sich auf dein Terminmodul für 1:1-Termine aus – also überall dort, wo sich Kunden individuell einen freien Zeitslot bei dir aussuchen: Coachings, Therapiesitzungen, Beratungsgespräche, Personal Training oder Probestunden zum Beispiel. Wenn du zusätzlich Kurse mit festen Kurstagen anbietest, legst du diese Termine ohnehin selbst fest – hier greift der automatische Kalenderabgleich nicht, da es keine frei wählbaren Buchungsslots gibt.
Bist du also überwiegend im Einzelterminbereich unterwegs oder bietest beides – Kurse und Einzeltermine – parallel an, sorgt die Kalenderverknüpfung genau dort für Entlastung, wo Kunden sich selbstständig Zeitfenster aussuchen können.
So richtest du die Verknüpfung ein
Schritt 1: Öffentlichen Link deines privaten Kalenders holen
Damit kutego® deinen privaten Kalender lesen kann, muss dieser als öffentlich freigegeben sein und eine iCal-URL bereitstellen:
- Google Kalender: Kalender-Einstellungen öffnen, den gewünschten Kalender auf öffentlich stellen und unter „Kalender integrieren" den iCal-Link kopieren.
- Apple Kalender: Kalender per Rechtsklick auswählen, „Kalender teilen", Haken bei „Öffentlicher Kalender" setzen und die angezeigte URL kopieren.
Schritt 2: Link im kutego®-Dashboard hinterlegen
Navigiere zu Mein Profil > Account > Verknüpfte Kalender und wähle „Neuen Kalender verknüpfen". Füge dort die kopierte Kalender-URL ein und speichere.
Schritt 3: Fertig
Ab sofort blockieren alle Termine aus deinem privaten Kalender automatisch die passenden Zeitfenster in deinem Terminmodul. Ein manueller Abgleich entfällt.
Gut zu wissen
Falls du für mehrere Mitarbeitende oder Bereiche gleichzeitig Kalender abonnieren lässt – etwa im Apple Kalender – benötigt jedes Abonnement eine eindeutige Kalender-ID, damit Apple die Kalender sauber auseinanderhält. Diese lässt sich einfach über den Parameter calId= am Ende der iCal-URL ergänzen.
Und noch ein Praxistipp: Achte beim Export deines eigenen iCal-Links darauf, dass die Option „nur meine eigenen Termine" aktiviert ist, damit ausschließlich deine relevanten Termine synchronisiert werden.
