Weg von Zetteln, zurück zu den Hunden.
Daniel ist Hundetrainer in Berlin, Panketal und Bernau. Als er seinen eigenen Hundeplatz übernahm, war klar: Die Verwaltung würde wachsen. Und genauso klar war, dass sie nicht wieder über Zettel, Excel-Listen, WhatsApp und mehrere Programme laufen sollte.
Ein Angebot mit vielen Facetten
Daniel arbeitet als Hundetrainer in Berlin, Panketal und Bernau. Sein Angebot reicht von Einzelberatung über Welpen- und Gruppenkurse bis zu Social Walks und Workshops. Wer möchte, kann seinen Hundeplatz auch privat mieten. Hinter jedem dieser Angebote stehen Anmeldungen, Termine, Rechnungen und Fragen, die irgendwo zusammenlaufen müssen.
Fünf Programme, unzählige Kanäle
Lange liefen diese Fäden an ganz verschiedenen Stellen zusammen: in Excel-Listen, auf Zetteln, am Telefon, per E-Mail und über WhatsApp. Kontakte, Bankverbindungen und Rechnungen legte Daniel einzeln an, Zahlungseingänge kontrollierte er von Hand.
„Viele Excel-Listen, viel Telefonieren, Nachrichten auf allen möglichen Kanälen, E-Mail, WhatsApp, und das dann alles irgendwie koordinieren.“
Am meisten Energie kostete dabei nicht eine einzelne Aufgabe, sondern das ständige Zusammensuchen.
„Das Koordinieren und das Zusammentragen von Informationen: Kundenanfragen, Bestandskunden, Terminänderungen, Änderungswünsche.“
Der eigene Hundeplatz als Wendepunkt
Mit der Übernahme seines Hundeplatzes stand fest, dass die Verwaltung weiter wachsen würde. Für Daniel war genauso klar, dass es so nicht weitergehen sollte. Er suchte ein System, das möglichst viele Bereiche seiner Büroarbeit an einem Ort abbildet, und entschied sich 2023 für kutego®.
„Ich wollte weg von Zetteln und Listen in fünf verschiedenen Programmen.“
Heute erfasst sich vieles von selbst
Inzwischen legen sich Kund:innen selbst an, wenn sie einen Kurs buchen. Daniel muss Kundendaten nur noch ganz selten von Hand eintragen. Zahlungen laufen über PayPal und werden automatisch zugeordnet, und das Telefon klingelt deutlich seltener, weil die meisten direkt online buchen.
„Wenn die sich irgendwo einloggen und einbuchen, dann sind alle relevanten Daten für mich erfasst.“
Platz für neue Ideen
Die Zeit, die früher im Büro verschwand, steckt Daniel heute ins Training und in die Weiterentwicklung seiner Hundeschule.
„Ich muss viel weniger Zeit für Büro und Verwaltung im laufenden Geschäft aufwenden. Ich kann mich mehr auf die Zukunft konzentrieren: meine Kurse verändern, ausbauen, Ideen verwirklichen.“
Früher
- Zettel und Listen in fünf Programmen
- Anfragen über Telefon, E-Mail und WhatsApp
- Kundendaten und Bankverbindungen händisch anlegen
- Zahlungseingänge einzeln kontrollieren
Heute
- Kund:innen legen sich selbst an
- Alle Daten werden bei der Buchung erfasst
- Deutlich weniger Anrufe
- Zahlungen per PayPal automatisch zugeordnet
„Wenn du ein Tool suchst, das möglichst viele Bereiche der Büro- und Verwaltungstätigkeiten abbilden kann, dann würde ich dir Kutego empfehlen.“
Und was das für ihn bedeutet: „Nicht so viel Zeit im Büro verbringen, sondern mehr mit Menschen und Hunden zusammenarbeiten.“
Erkennst du dich in Daniels Alltag wieder? In einem kurzen Gespräch zeigen wir dir, wie das bei deiner Hundeschule aussehen würde.
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