Ein Verein, der schnell wächst, ohne sich in Verwaltung zu verlieren.
Die Malwida Kunstschule e.V. will Kunst, Kultur, Nachhaltigkeit und Natur im Landkreis Landshut direkt zu Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen bringen. Weil der Verein ehrenamtlich aufgebaut wird, braucht er eine Verwaltung, die mitwächst, ohne eine Vollzeitstelle zu verlangen.
Kunst dahin bringen, wo die Menschen sind
Malwida ist die erste aktive Jugendkunstschule in Niederbayern. Mit Workshops, Kursen und dem geplanten KuNaMobil, einem Pop-up-Atelier, soll Kunst direkt zu den Menschen kommen. Allein 14 Aktionen erreichten bereits über 170 Teilnehmende.
Verwaltung nebenbei
Stefan kümmert sich als Schatzmeister um die Finanzen, komplett ehrenamtlich, neben Hauptjob und Vorstandsarbeit. Wer Teilnehmergebühren erhebt, muss Rechnungen stellen, Zahlungen prüfen und Teilnehmerlisten führen.
„Ich würde es tatsächlich nicht ohne Kutego machen wollen, weil es ein erheblicher Mehraufwand ist und eine Vollzeitstelle erfordern würde.“
Kursleitungen einbinden, ohne sie zu überfordern
Die Kunstschaffenden sollten selbst Kurse und Termine einstellen können, aber nicht durch Bereiche wie die Finanzen verwirrt werden. Über Rollen bekommt heute jede:r genau den Zugriff, den sie oder er braucht.
„Dass es für Kunstschaffende anwendbar ist und ich unseren Kursleitungen Zugriff ermöglichen kann, aber durch Rollenkonzepte nicht alles ermöglichen muss.“
Rechnungen, die sich selbst prüfen
Wer bucht, bekommt automatisch eine Rechnung, und kutego® prüft automatisch, ob sie bezahlt wurde. Stefan klickt auf Finanzen und sieht offene und bezahlte Rechnungen auf einen Blick.
„Mit Kutego haben wir einfach die Chance, dass so viele Sachen einem abgenommen werden, die einen dann im täglichen Business nicht beschäftigen.“
Wachsen ohne Ausbremsen
Und wenn es doch einmal technisch wird, hilft der Support. Eine Anpassung war keine 24 Stunden später umgesetzt und von Google bestätigt.
„Wir wachsen einfach sehr schnell. Aber wir werden vom System nicht ausgebremst. Es unterstützt uns dabei eher noch.“
Früher
- Rechnungen, Zahlungen und Listen von Hand
- Kunstschaffende brauchen Zugriff, aber nicht auf alles
- Verwaltung komplett im Ehrenamt
- Ohne System kaum leistbar
Heute
- Kursleitungen stellen Kurse selbst ein
- Finanzen auf einen Blick
- Rechnungen automatisch, Zahlung automatisch geprüft
- Schneller Support, wenn es technisch wird
„Man merkt bei jeder Funktion, dass sie tatsächlich aus der Praxis gekommen ist.“
Oder, wie er es kurz zusammenfasst: „Aus der Praxis für die Praxis.“
Euer Verein wächst und die Verwaltung soll trotzdem ehrenamtlich machbar bleiben? In einem kurzen Gespräch zeigen wir euch, wie das geht.
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