Von 20 Minuten pro Neukunde auf unter eine Minute.
Jacqueline bietet in Aschaffenburg Erste-Hilfe-Schulungen für Einzelteilnehmende und Firmen an, in Teilzeit und neben ihrer Familie. Bevor sie mit kutego® arbeitete, liefen Anmeldungen über Telefon, E-Mail, Notizen und Nachfassen.
Selbstständig, in Teilzeit, mit Familie
Jacqueline schult Einzelpersonen und Firmen in Erster Hilfe. Ihre Selbstständigkeit läuft in Teilzeit, daneben hat sie Familie. Gerade deshalb musste die Organisation einfacher, verlässlicher und professioneller werden.
Zettel, Mails und Rechtschreibfehler
Anmeldungen kamen per Telefon oder E-Mail. Was nicht sofort notiert wurde, ging leicht verloren.
„Über Telefon oder E-Mail. Wenn ein Rechtschreibfehler in der E-Mail war oder ich keinen Zettel dabei hatte, ist auch mal etwas drunter und drüber gegangen.“
Fünfmal aufschreiben
Jede Anmeldung wurde mehrfach notiert. Musste ein Kurs abgesagt werden, rief Jacqueline alle persönlich an. Dazu kamen offene Zahlungen, denen sie hinterherlaufen musste, und ein großer Teil Management im Hintergrund, den niemand sah.
„Doppelt aufschreiben, fünfmal aufschreiben und dann persönlich anrufen, wenn etwas abgesagt werden musste.“
Der Moment der Entscheidung
Neben Kursen und Familie war das irgendwann nicht mehr zu schaffen.
„Ich habe auch noch eine Familie. Irgendwann habe ich gesagt: Das ist einfach völliger Wahnsinn.“
Heute läuft das Management im Hintergrund
Kund:innen melden sich jetzt selbst an und bekommen sofort die Informationen zur Bezahlung. Vor dem Termin werden sie automatisch erinnert. Wird die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht, sagt das System den Kurs automatisch ab und gibt ihr Bescheid. Und ihre Website pflegt Jacqueline selbst. Statt 15 bis 20 Minuten pro Neukunde braucht sie heute weniger als eine Minute.
„Wenn ich nicht die Mindestteilnehmerzahl habe, dann sagt es automatisch ab und sagt mir Bescheid.“
Mehr Zeit fürs eigene Leben
Was früher an Organisation hängen blieb, läuft heute von selbst.
„Ich habe mehr Zeit für mein eigenes Leben und für meine Familie.“
Früher
- Anmeldungen per Telefon und E-Mail
- Alles mehrfach notieren
- Zahlungen hinterherlaufen
- Absagen persönlich durchtelefonieren
Heute
- Kund:innen buchen selbst
- Erinnerungen laufen automatisch
- Absage bei zu wenig Teilnehmenden automatisch
- Eigene Website selbst steuern
„Probier es aus. Ich würde zeigen: Komm her, setz dich mit mir hin, ich zeige dir, wie das bei mir läuft.“
Ihr Fazit in einem Satz: „Bessere Selbstorganisation durch professionelleres Auftreten.“
Du gibst Kurse neben Familie oder Hauptjob und das Drumherum frisst deine Abende? In einem kurzen Gespräch zeigen wir dir, wie das bei dir laufen kann.
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