Jetzt Neu Mit integrierter KI von kutego.ai™
Vom Telefonchaos zur vollautomatischen Schwimmschule.
Babyschwimmen München betreibt ein eigenes Schwimmbad mit einem Kursangebot von morgens bis abends, sieben Tage die Woche. Vom Baby- und Kleinkindschwimmen über Schwimmenlernen, Trainingsangebote für größere Kinder, Erwachsenenkurse bis zu Aqua Fitness läuft hier ein dichtes Kursprogramm.
Der Einstieg in Kutego begann ausgerechnet in einem echten Stressmoment: Die Pumpe war ausgefallen, Immanuel sagte gerade Kurse ab und telefonierte Teilnehmende durch. In genau dieser Situation kam der Anruf von Kutego – mit dem Satz, der später perfekt zur Realität passte: „Ich habe genau das Tool für dich, damit du das nicht telefonisch machen musst.“
Die Fakten
Babyschwimmen München
„Ich habe gerade alle Kurse abgesagt und alle Leute per Telefon angerufen. Dann rief Patrick an: ‚Ich habe genau das Tool für dich, damit du das nicht mehr telefonisch machen musst.‘“Immanuel – Babyschwimmen München
Das waren ja einige Steps, bis der Kunde im Kurs war. Und genau diese Steps haben einfach sehr viel Zeit gekostet.Immanuel – Babyschwimmen München
Ein Gespräch mit Immanuel
Der Einstiegsmoment
„Patrick hat mich in einer Kaltakquise erwischt, während unsere Pumpe ausgefallen ist. Ich habe gerade alle Kurse abgesagt.“
Die alte Prozesskette
„Kontaktformular, dann E-Mail oder Telefon, dann Access-Datenbank, dann Rechnung als PDF und wieder per Outlook verschicken.“
Was hat Kutego verändert? Der Abo-Effekt
„Der Kunde ist glücklich, weil er weiß, er hat den Platz sicher. Und ich bin glücklich, weil ich ihn nicht noch einmal bearbeiten muss.“
Was ist der Nutzen?
„Das ist ein Riesen-Zeitgewinn. Wir haben mehr Zeit für die, die wirklich Fragen haben.“
Früher vs. Heute
Früher: jeder Kunde musste mehrfach angefasst werden
- Kontaktformular statt Buchung „Dann musste der Kunde per E-Mail oder per Telefon kontaktiert werden, um mit ihm konkret eine Buchung zu vereinbaren.“
- Daten mehrfach übertragen „Wenn das Kontaktformular gut ausgefüllt war, wurde das per Copy & Paste in die Access-Datenbank gezogen.“
- Rechnungen manuell verschicken „Die Rechnung musste als PDF erstellt und dann wieder per Copy & Paste in Outlook eingefügt werden.“
- Papierlisten für Verlängerungen „Die Leute haben sich auf Papierlisten eingetragen und wir mussten anschließend hinterhertelefonieren.“
- Kursausfälle per Telefon „Wenn etwas Unerwartetes passiert ist, musste man alle kontaktieren. Das ist dann schon was zu tun.“
Heute: professionell organisiert
- Direkt online buchen „Der Kunde sieht online: Montag 13:30 Uhr, da ist ein Platz frei – und bucht über diesen Buchungsfunnel alles selbst.“
- Automatische Infos „Er bekommt per E-Mail die Infos, was er mitbringen soll, wann er da sein soll und wo es hingeht.“
- Abo statt Nachbearbeitung „Der Kunde ist glücklich, weil er den Platz sicher hat – und ich bin glücklich, weil ich ihn nicht noch einmal bearbeiten muss.“
- SMS bei ernsten Änderungen „Mitteilung per Mail, noch eine SMS hinterher – dann sind die schnell umfassend informiert.“
- 0 Minuten vor Erstkontakt „Es gibt tatsächlich viele, wo wir null Minuten vorher haben, bevor wir mit ihnen in Kontakt treten müssen.“
Das Ergebnis
Babyschwimmen München automatisiert heute genau die Abläufe, die früher den meisten Verwaltungsaufwand erzeugt haben: Anfragen, Buchungen, Rechnungen, Kursverlängerungen und kurzfristige Kursausfälle. Der persönliche Kontakt verschwindet nicht – er wird wertvoller, weil die Zeit für Kund:innen bleibt, die wirklich Beratung brauchen.
Mehr Kurse. Mehr Teilnehmer. Weniger Verwaltung.
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