Der Anruf kam, als die Pumpe ausfiel.
Immanuel betreibt in München ein eigenes Schwimmbad. Von morgens bis abends, sieben Tage die Woche, lernen hier Babys, Kinder und Erwachsene schwimmen. Seit 2018 organisiert er das alles mit kutego®. Angefangen hat es ausgerechnet an einem Tag, an dem gar nichts lief.
Ein Kursplan, der nie Pause macht
Babyschwimmen, Kleinkindschwimmen, Schwimmenlernen, Training für größere Kinder, Erwachsenenkurse und Aqua Fitness: Bei Babyschwimmen München ist das Becken fast durchgehend belegt. Wer so viele Kurse anbietet, hat viele Menschen, die buchen, verlängern, umbuchen oder einfach eine Frage haben. Früher landete jede dieser Anfragen bei Immanuel und seinem Team.
Jeder Kunde musste mehrfach angefasst werden
Eine Buchung begann mit einem Kontaktformular. Danach meldete sich das Team per E-Mail oder Telefon, um den Termin abzustimmen. Die Daten wanderten per Copy & Paste in eine Access-Datenbank, die Rechnung entstand als PDF und ging per Outlook raus. Wer verlängern wollte, trug sich auf einer Papierliste ein, und danach wurde hinterhertelefoniert.
„Das waren ja einige Steps, bis der Kunde im Kurs war. Und genau diese Steps haben einfach sehr viel Zeit gekostet.“
Der Tag, an dem die Pumpe ausfiel
Wie viel Zeit das kostete, merkte Immanuel vor allem dann, wenn etwas schiefging. An einem Tag fiel die Pumpe des Schwimmbads aus. Alle Kurse mussten abgesagt werden, und Immanuel griff zum Telefon, um jede Familie einzeln zu erreichen. Mitten in diese Telefonate kam ein Anruf von Patrick von kutego®.
„Ich habe gerade alle Kurse abgesagt und alle Leute per Telefon angerufen. Dann rief Patrick an: ‚Ich habe genau das Tool für dich, damit du das nicht mehr telefonisch machen musst.‘“
Heute bucht die Familie selbst
Heute sehen Eltern online, wann ein Platz frei ist, und buchen ihn direkt. Alles Wichtige kommt danach automatisch per E-Mail: was sie mitbringen sollen, wann sie da sein sollen und wohin es geht. Kurse laufen als Abo weiter, statt jedes Mal neu eingebucht zu werden. Und fällt doch einmal ein Kurs aus, gehen E-Mail und SMS gleichzeitig raus.
„Der Kunde ist glücklich, weil er weiß, er hat den Platz sicher. Und ich bin glücklich, weil ich ihn nicht noch einmal bearbeiten muss.“
Mehr Zeit für echte Gespräche
Der persönliche Kontakt ist bei Babyschwimmen München nicht verschwunden, er ist wertvoller geworden. Viele Familien buchen inzwischen, ohne vorher mit dem Team gesprochen zu haben. Dadurch bleibt Zeit für alle, die wirklich beraten werden möchten.
„Das ist ein Riesen-Zeitgewinn. Wir haben mehr Zeit für die, die wirklich Fragen haben.“
Früher
- Kontaktformular statt Buchung
- Daten mehrfach übertragen
- Rechnungen manuell verschicken
- Papierlisten für Verlängerungen
- Kursausfälle per Telefon
Heute
- Familien buchen direkt online
- Infos kommen automatisch per E-Mail
- Abo statt Nachbearbeitung
- SMS bei kurzfristigen Änderungen
- Viele Buchungen ganz ohne Vorab-Kontakt
„Für uns geht es schnell und sicher. Und wir haben die Zeit für die Kunden, die wirklich Fragen haben.“
Kennst du solche Tage auch? In einem kurzen Gespräch zeigen wir dir, wie die Abläufe von Babyschwimmen München in deiner Schwimmschule aussehen würden.
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